Damit deine Website und deine Hosting-Dienste dauerhaft verfügbar bleiben können, müssen Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Wenn eine Rechnung offen bleibt, informieren wir dich zunächst mehrmals per E-Mail. Erst wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt, kann es zur Abschaltung des betroffenen Dienstes kommen.
An welche E-Mail-Adressen senden wir Rechnungen und Mahnungen?
Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden wir standardmäßig an:
- die Haupt-E-Mail-Adresse deines Kundenkontos. Diese siehst du im Kundencenter oben rechts unter Profil.
- eine separate Rechnungsempfänger-E-Mail-Adresse, sofern du eine hinterlegt hast. Damit kannst du zum Beispiel deine Buchhaltung automatisch einbinden.
Wie du eine separate Rechnungsempfänger-Adresse einrichtest, erklären wir in diesem Artikel: Rechnungsempfänger-E-Mail-Adresse hinterlegen.
Bitte stelle sicher, dass diese E-Mails auch tatsächlich gelesen werden. Dazu gehört:
- Nutze nach Möglichkeit ein gemeinsames Postfach (zum Beispiel buchhaltung@ oder rechnung@) statt der persönlichen Adresse einer einzelnen Person. So gehen keine Nachrichten verloren, wenn jemand im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt.
- Prüfe, ob Spamfilter, Weiterleitungsregeln oder automatische Sortierungen unsere E-Mails in einen Ordner verschieben, den niemand regelmäßig kontrolliert.
- Füge unsere Absenderadresse info@hostpress.de zu den vertrauenswürdigen Absendern hinzu.
- Halte die hinterlegten Adressen aktuell, wenn sich Zuständigkeiten in deinem Unternehmen ändern.
Wenn unsere E-Mails nicht ankommen oder nicht gelesen werden, läuft das Mahnverfahren trotzdem regulär weiter.
Unser Ablauf bei offenen Rechnungen
Unser Mahnwesen folgt grundsätzlich diesem Ablauf:
1. Rechnung am Fälligkeitstag
Am Tag 0 erhältst du deine Rechnung. Auf der Rechnung findest du den Rechnungsbetrag, das Zahlungsziel und die verfügbaren Zahlungsmöglichkeiten.
Bitte prüfe, ob deine hinterlegte Zahlungsart korrekt ist und ob eine Zahlung erfolgreich durchgeführt werden kann.
2. Zahlungserinnerung nach 14 Tagen
Wenn bis dahin kein Zahlungseingang festgestellt wurde, erhältst du nach etwa 14 Tagen eine Zahlungserinnerung.
Das kann zum Beispiel passieren, wenn:
- eine Überweisung noch nicht durchgeführt wurde,
- eine Lastschrift nicht aktiviert oder nicht korrekt hinterlegt ist,
- sich deine Bankverbindung geändert hat,
- unsere E-Mail im Spam- oder Werbeordner gelandet ist,
- eine Lastschrift von deiner Bank nicht eingelöst wurde.
3. Erste Mahnung nach 24 Tagen
Bleibt die Rechnung weiterhin offen, versenden wir nach etwa 24 Tagen eine erste Mahnung.
Spätestens jetzt solltest du die offene Rechnung prüfen und begleichen. Wenn du bereits bezahlt hast, aber weiterhin eine Mahnung erhältst, kontaktiere uns bitte mit deiner Rechnungsnummer und einem Zahlungsnachweis.
4. Zweite Mahnung mit Abschaltankündigung nach 34 Tagen
Nach 34 Tagen folgt die zweite Mahnung. In dieser Nachricht kündigen wir an, dass der betroffene Dienst abgeschaltet werden kann, wenn die Zahlung nicht rechtzeitig eingeht.
Die Abschaltung erfolgt nicht sofort mit dem Versand der zweiten Mahnung. Nach dem Versand warten wir noch mindestens zwei volle Werktage ab.
Wann wird abgeschaltet?
Wenn die zweite Mahnung mit Abschaltankündigung zugestellt wurde und weiterhin kein Zahlungseingang erfolgt, können wir den betroffenen Dienst nach zwei vollen Werktagen abschalten.
Beispiel:
- Die zweite Mahnung wird am Montag um 9:00 Uhr versendet.
- Dienstag und Mittwoch gelten als vollständige Wartezeit.
- Ab Donnerstag wird der Dienst abgeschaltet.
Damit hast du nach der Abschaltankündigung mindestens 48 Stunden beziehungsweise zwei volle Werktage Zeit, die Zahlung nachzuholen.
Welche Dienste können abgeschaltet werden?
Die Abschaltung betrifft grundsätzlich offene Hosting-Produkte und Add-ons, zum Beispiel:
- Webhosting
- WordPress-Hosting
- Server und vergleichbare Hosting-Dienste
- zusätzliche Hosting-Leistungen und Add-ons
Die Abschaltung kann je nach Produkt technisch unterschiedlich durchgeführt werden. In allen Fällen kann der Zugriff auf deine Website, deinen Server oder einzelne Funktionen eingeschränkt oder vollständig deaktiviert werden.
Warum schalten wir Dienste ab?
Hosting-Dienste verursachen laufende Kosten, beispielsweise für:
- Server und Rechenzentrum
- Speicherplatz und Netzwerkinfrastruktur
- Administration und technischen Betrieb
- Sicherheits- und Wartungsmaßnahmen
- Lizenzen und weitere verbundene Leistungen
Wenn Rechnungen über einen längeren Zeitraum offen bleiben, können wir den Betrieb dieser Leistungen nicht dauerhaft kostenfrei aufrechterhalten. Die Abschaltung nach mehreren Zahlungserinnerungen und Mahnungen stellt sicher, dass du ausreichend informiert wirst und wir gleichzeitig unsere laufenden Kosten decken können.
Bei Fragen zu diesem Ablauf oder zu offenen Rechnungen kannst du jederzeit unseren Support über das Kundencenter kontaktieren.
Domains sind von der Hosting-Abschaltung ausgenommen
Domains werden nicht auf dieselbe Weise wie Hosting-Produkte abgeschaltet. Eine Domain kann nach Ablauf beziehungsweise Nichtzahlung zunächst weiter bestehen oder in einen anderen Status übergehen. Deshalb gilt für Domains ein gesondertes Verfahren.
Bitte beachte trotzdem:
- Domain-Rechnungen müssen ebenfalls fristgerecht bezahlt werden.
- Bei Domain-Rechnungen kann es in Einzelfällen vorkommen, dass eine Mahnung nicht automatisch versendet wird.
- Wenn du eine offene Domain-Rechnung feststellst, begleiche sie bitte schnellstmöglich oder kontaktiere unseren Support.
Eine nicht bezahlte Domain kann später dennoch auslaufen, gesperrt oder gelöscht werden. Dadurch können Websites, E-Mail-Adressen und andere mit der Domain verbundene Dienste beeinträchtigt werden.
Was passiert bei einer Rücklastschrift?
Wenn eine Lastschrift von deiner Bank zurückgewiesen wird, erhältst du hierzu eine Benachrichtigung. In diesem Fall erfolgt kein weiterer automatischer Einzug per SEPA-Lastschrift für die betreffende offene Zahlung.
Wir können deine Standard-Zahlungsmethode für das gesamte Kundenkonto auf Rechnung beziehungsweise Überweisung umstellen. Das betrifft unter Umständen:
- Produkte
- Add-ons
- Domains
- weitere Leistungen deines Kundenkontos
Bitte überweise den offenen Betrag innerhalb der in der Nachricht genannten Frist. Für eine Rücklastschrift können – sofern dies in unseren Vertragsbedingungen angekündigt und vereinbart ist – zusätzliche Gebühren entstehen.
So vermeidest du eine Abschaltung
Damit es gar nicht erst zu einer Abschaltung kommt, beachte bitte folgende Punkte:
- Prüfe regelmäßig deine offenen Rechnungen im Kundenbereich.
- Stelle sicher, dass deine Zahlungsart aktuell und korrekt hinterlegt ist.
- Prüfe, ob dein Konto für SEPA-Lastschrift freigeschaltet ist.
- Achte darauf, dass unsere E-Mails nicht im Spam- oder Werbeordner landen.
- Reagiere sofort auf Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Gib uns Änderungen deiner Bankverbindung oder Kontaktdaten rechtzeitig bekannt.
Du kannst in deinem Kundenbereich unter Abrechnung → Bankverbindung die Abrechnung deiner Produkte, Add-ons und – sofern verfügbar – Domains auf SEPA-Lastschrift umstellen. Bereits erstellte Rechnungen werden dadurch möglicherweise nicht automatisch geändert. In diesem Fall muss die Zahlungsart für die bestehende Rechnung separat angepasst oder der offene Betrag überwiesen werden.
Was kannst du tun, wenn du bereits eine Abschaltankündigung erhalten hast?
Wenn du eine zweite Mahnung mit Abschaltankündigung erhalten hast:
- Öffne die betreffende Rechnung in deinem Kundenbereich.
- Prüfe den offenen Betrag und das Zahlungsziel.
- Begleiche die Rechnung sofort.
- Sende uns bei Bedarf einen Zahlungsnachweis.
- Kontaktiere uns, wenn du glaubst, dass die Rechnung bereits bezahlt wurde oder ein Fehler vorliegt.
Eine Zahlung kurz vor der Abschaltung sollte möglichst umgehend mit einem Zahlungsnachweis an uns gemeldet werden. Eine automatische Wiederfreischaltung oder eine rechtzeitige Zuordnung der Zahlung können wir nicht in jedem Fall garantieren.
Wichtig
Bitte verlasse dich nicht ausschließlich auf eine einzelne E-Mail. Du bist dafür verantwortlich, deine Rechnungen und Zahlungsdaten aktuell zu halten. Sollten unsere Nachrichten nicht bei dir ankommen, etwa weil sie gefiltert werden, ändert das nichts an der offenen Rechnung oder dem Ablauf des Mahnwesens.
Wenn du Fragen zu einer Rechnung hast, wende dich bitte möglichst frühzeitig an den HostPress-Support und gib immer deine Kundennummer oder Rechnungsnummer an.