Warum kommen meine Mails nicht an, landen im SPAM oder werden gar gänzlich vom Empfänger verworfen?
Es gibt mehrere Gründe, warum eine E-Mail beim Empfänger nicht ankommt. In diesem Artikel möchten wir einige Beispiele nennen und die Möglichkeiten der Prüfung aufzeigen.
Die Bounce-Nachricht
Zuerst sollte man immer die Bounce-Nachricht anschauen, denn diese verrät meist sofort, wo das Problem bei der Zustellung liegt.
Ein E-Mail-Server kann verschiedene Bouncenachrichten versenden, um den Absender über Zustellprobleme zu informieren.
Diese werden zum Beispiel versendet, wenn die E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden kann, beispielsweise wegen einer ungültigen Adresse. Ein anderes Beispiel wäre, dass die E-Mail nur vorübergehend nicht zugestellt werden kann, etwa weil es Serverprobleme beim Empfänger gibt.
Die entsprechende Nachricht enthält meist einen Fehlercode und eine Begründung.
Typische Fehlercodes:
550: User Not Found – Die E-Mail-Adresse des Empfängers existiert nicht.
552: Mailbox Full oder Quota Exceeded – Der Posteingang des Empfängers ist voll
Bei einem fehlerhaften SPF (Sender Policy Framework) wird häufig der Fehlercode 554 verwendet. Dieser Code zeigt an, dass die E-Mail aufgrund von Authentifizierungsproblemen abgelehnt wurde, weil die IP-Adresse des sendenden Servers nicht in den SPF-Einträgen der Domain des Absenders aufgeführt ist.
Auch wenn die E-Mail zu groß ist, wird der Absender informiert, dass die Zustellung nicht möglich war.
Falsche DNS-Einstellungen
Einer der Hauptgründe und noch weit vor dem bekannten Blacklisting sind falsche DNS-Einstellungen. Diese sollten deshalb zu erst geprüft und gegebenfalls angepasst werden.
Dabei sollten folgende Einträge im Fokus liegen:
– Gibt es einen korrekten und gültigen SPF-Record? (Versand)
– Gibt es einen korrekten DMARC-Record? (Versand)
– Werden DKIM-Records genutzt? (Versand)
– Stimmt der MX-Record? (Empfang)
Ein fehlender oder fehlerhafter SPF und DMARC-Record sind in den meisten Fällen das Problem.
DMARC, SPF und DKIM sind wichtige Prüfmechanismen, welche helfen, E-Mails zu verifizieren und Spam zu bekämpfen. Fehlende, doppelte oder fehlerhafte Einträge sind deshalb eine der Hauptursachen für Probleme beim E-Mail-Versand, während DKIM eine weniger zentrale Rolle spielt.
SPF erlaubt es Domaininhabern, festzulegen, welche IP-Adressen E-Mails im Namen ihrer Domain senden dürfen. Wenn eine E-Mail von einer nicht autorisierten Adresse kommt, wird sie durch die fehlende Erlaubnis auf DNS-Ebene als Spam eingestuft.
DMARC ergänzt SPF und DKIM, indem es Richtlinien festlegt, wie mit nicht authentifizierten E-Mails umgegangen werden soll. Wenn keine DMARC-Richtlinie vorhanden ist, können unsichere E-Mails trotzdem zugestellt werden, was ein Risiko darstellt.
DKIM fügt E-Mails eine digitale Signatur hinzu, um sicherzustellen, dass sie nicht verändert wurden. Obwohl DKIM wichtig ist, akzeptieren viele E-Mail-Provider E-Mails auch ohne DKIM, solange SPF und DMARC richtig konfiguriert sind.
Hast du hingegen Probleme mit dem Empfang bei dir selbst, so prüfe den MX-Record.
Kommen die Mails auch auf dem richtigen Mailserver an?
Prüftools E-Mail-Versand
Nützliche Prüftools für den E-Mail-Versand, welche helfen können, die Zustellbarkeit und Authentifizierung von E-Mails zu überprüfen:
Mail Tester – URL: mail-tester.com
Dieses Tool analysiert dein e E-Mail und gibt eine Bewertung sowie Hinweise zur Verbesserung der Zustellbarkeit.
SPF-Record.de – URL: spf-record.de
Analyse welche IPs aktuell im Namen der Domain senden dürfen:
MxToolbox – URL: mxtoolbox.com
MxToolbox bietet verschiedene Tools zur Überprüfung von E-Mail-Servern, DNS-Einträgen, bis einschließlich Blacklist-Checks und SMTP-Tests.
Die Blacklist
In der Regel kommt eine komplette Sperre (das Blacklisting) bei der Problemfindung seltener vor, da dies auf spezifische Verhaltensweisen zurückzuführen ist.
Blacklisting ist der Prozess, bei dem bestimmte IP-Adressen, Domains oder E-Mail-Adressen in eine Liste aufgenommen werden, die als Quelle für unerwünschte oder schädliche E-Mails identifiziert wurden. Wenn eine Adresse auf einer Blacklist steht, werden E-Mails, die von dieser Adresse gesendet werden, häufig von E-Mail-Servern abgelehnt oder in den Spam-Ordner verschoben.
Blacklisting erfolgt in der Regel aus folgenden Gründen:
Spam-Versand: Wenn eine IP-Adresse oder Domain häufig E-Mails versendet, die als Spam gemeldet werden, kann sie auf eine Blacklist gesetzt werden.
Verdächtige Aktivitäten: Aktivitäten, die auf einen Missbrauch des E-Mail-Systems hinweisen, wie z.B. das Versenden von Phishing-E-Mails oder Malware.
Beschwerde: Wenn einige Empfänger eine E-Mail von einer bestimmten Adresse als Spam markieren, kann dies zu einer Listung führen.
Blacklists werden von verschiedenen Organisationen und E-Mail-Diensten verwaltet, und es gibt viele öffentliche und private Blacklists. Absender, die auf einer Blacklist stehen, müssen oft Maßnahmen ergreifen, um ihre Reputation wiederherzustellen, bevor ihre E-Mails wieder zugestellt werden.
Prüftools Blacklist
Tools zur Überprüfung, ob deine IP-Adresse oder Domain auf einer Blacklist steht.
MXToolbox – URL: mxtoolbox.com
MultiRBL – URL: multirbl.valli.org
WhatIsMyIPAddress – URL: whatismyipaddress.com/blacklist-check
Spamhaus – URL: spamhaus.org/lookup
Barracuda Central – URL: barracudacentral.org
SORBS – URL: sorbs.net
Die Whitelist
Es gibt auch einige Anbieter, welche mit einer Whitelist arbeiten.
Hier muss man dann den Eintrag zuerst erbitten, dass E-Mails zugestellt werden dürfen. Es wird damit quasi grundsätzlich alles abgelehnt, was nicht bekannt ist.